איך לארגן פגישת מחזור
כמו כל דבר בחיים (כמעט) אפשר לארגן פגישת מחזור לבד, ואפשר להיעזר בחברת הפקה המתמחה בארגון כנסי מחזור.
לאלה מכם שרוצים לעשות לבד, נעבור על כמה דברים חשובים שאסור לפספס.
- מיפוי האנשים והגדרת תקציב
הדבר הראשון הוא כמובן איתור חברי השכבה והגדרת כמות המוזמנים וכמובן התקציב איתו אנו עובדים.
ככל שיש יותר חברים כך יהיה אפשר לארגן מסיבת מחזור מושקעת יותר, מכיוון העלויות יהיו זהות בין אם מדובר בפגישת מחזור של 150 מוזמנים או של 200 מוזמנים (בדומה לארגון חתונה)
- עלויות המקום
- תקליטן
- צלם אירועים/ צלם מגנטים
- שירותי מזיגה
- מנחה (שיעביר את הערב לפי לו"ז מסודר)
הפרמטרים שישתנו בהתאמה הם הקייטרינג (אוכל + שתייה קלה / חריפה) וגם כאן כמובן שההבדל יהיה יחסי בלבד – כך שתמיד עדיף יהיה להביא כמה שיותר משתתפים (מה גם שיהיה יותר מעניין ויותר ).
לאחר שידוע כמה משתתפים מתכוונים להגיע לפגישת המחזור, יש להגדיר תקציב (הממוצע עומד של 170-220 ₪) תלוי בכמות המשתתפים ובמיקום האירוע.
- איסוף הכסף
הדבר החשוב ביותר הוא לאסוף את כל הכסף מראש, מכיוון שהרבה פעמים קורה שאנשים מבטיחים להגיע ולשלם במעמד ההגעה, וכמובן שזה בלתי אפשרי, כי יש הוצאות שהמארגנים לוקחים על עצמם – וכל עוד שאנשים לא משלמים הם לא מרגישים מחויבים להגיע. ברגע שהכסף שולם – לפחות לא יצא למארגן כסף מהכיס גם במידה ואותו משתתף יבחר שלא להגיע.
- בחירת מקום
השלב השלישי הוא כמובן בחירת מקום – כמובן שהמקום הוא חלק מהותי מהתקציב.
(צפון, מרכז,דרום) תלוי במתחם המושכר אם מדובר באולם אירועים / פאב-דאנס בר/ בית עם או מסעדה קטנה ) – מהי רמת האוכל שיוגש באירוע ? אוכל חלבי או אוכל בשרי, האם האירוע יכלול אלכוהול חופשי ? ( או בירות ושתייה קלה בלבד) כל אלה צריכים להילקח בחשבון.
- סגירת ספקים
לאחר שבחרנו מקום צריכים להתחיל לסגור ספקים (DJ, ציוד הגברה, צלם / צלם מגנטים / צלם וידאו במידת הצורך, השכרת ציוד לאירועים במידה ומדובר במתחם ריק שולחנות/כסאות וכו'..) שירותי קייטרינג כולל מלצרים (או הגשה חופשית), שירותי מזיגה בבר (לשתייה קלה ולשתיה חריפה)
- לאחר שלב הלוגיסטיקה, יש לקבוע בצורה מסודרת את תוכן המפגש , על מנת שלא יהיה בלאגן והערב יתנהל בצורה חובבנית ואנשים לא יוכלו ליהנות אחד מהשני.